Tassenpreis am Kaffeeautomaten: Was eine Tasse den Betreiber wirklich kostet

Eine Tasse Kaffee aus dem Automaten kostet den Betreiber je nach Standort und Rechenweise 22 bis 38 Cent an Selbstkosten. Der größte Einzelposten ist der Wareneinsatz mit rund 17 Cent; die Auslastung entscheidet aber darüber, wie stark die Fixkosten je Tasse ins Gewicht fallen. Dieser Ratgeber rechnet drei Standorte vollständig durch und zeigt die Umsatzsteuerfalle, die am selben Gerät 19 oder 7 Prozent auslöst.

Die kurze Antwort

Eine Tasse Kaffee aus einem professionellen Automaten kostet den Betreiber 22,1 bis 28,4 Cent an Selbstkosten, wenn nur die Serviceeinsätze des Betreibers gerechnet werden — und 24,1 bis 38,1 Cent, wenn die tägliche Reinigung als bezahlte Arbeitszeit mitgerechnet wird. Welche der beiden Zahlen für Sie gilt, hängt daran, wer die Maschine täglich reinigt; beide Rechenwege stehen unten offen.

Der größte Einzelposten ist der Wareneinsatz mit 17 Cent. Der größte Hebel ist trotzdem die Auslastung, weil Abschreibung, Energie und Service Fixkosten sind und sich auf mehr oder weniger Tassen verteilen.

Dieser Ratgeber rechnet drei reale Standorte durch, mit Gerätedaten aus unseren eigenen Testberichten, der amtlichen Abschreibungsdauer und aktuellen Strompreisen. Jede Zahl ist hergeleitet, damit Sie sie mit Ihren eigenen Einkaufspreisen nachrechnen können.

Ein Hinweis vorweg, der viele Kalkulationen kippt: derselbe Automat kann für zwei Getränke unterschiedliche Umsatzsteuersätze auslösen. Dazu weiter unten ein eigener Abschnitt.

Die vier Kostenblöcke einer Tasse

Wer den Tassenpreis kalkuliert, rechnet meist nur den Wareneinsatz. Tatsächlich setzt sich der Selbstkostenpreis aus vier Blöcken zusammen:

1. 1.Abschreibung des Geräts — der Kaufpreis, verteilt auf die Nutzungsdauer und die Anzahl der Tassen in diesem Zeitraum.
2. 2.Wareneinsatz — Bohnen, Milch beziehungsweise Milchpulver, Zucker, Kakao, Wasserfilter.
3. 3.Energie — Aufheizen, Brühen, Warmhalten, Standby.
4. 4.Service und Personal — Befüllen, Reinigen, Anfahrten, Wartungsintervalle.

Die Umsatzsteuer gehört ausdrücklich nicht dazu. Für ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen ist sie ein durchlaufender Posten: sie wird auf den Nettopreis aufgeschlagen und abgeführt, sie erhöht nicht die Kosten. Sie entscheidet über den Erlös, nicht über die Selbstkosten — und genau dort liegt die Falle, um die es weiter unten geht.

Nur Block 2 skaliert direkt mit der Tassenzahl. Die Blöcke 1, 3 und 4 sind überwiegend fix — sie fallen an, ob zehn oder zweihundert Tassen am Tag gezogen werden. Deshalb ist der Wareneinsatz zwar der größte Einzelposten, die Auslastung aber der stärkere Hebel.

Grundlage 1: Die Abschreibung nach der amtlichen Tabelle

Die AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums nennen für Warenautomaten und Kaffeevollautomaten fünf Jahre, also 20 Prozent linear. Wichtig für die eigene Kalkulation: diese Tabellen sind ein Hilfsmittel und keine bindende Vorschrift. Maßgeblich ist die tatsächliche betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, die unter Berücksichtigung der konkreten betrieblichen Umstände zu schätzen ist — bei Dauerbetrieb an einem Hochfrequenzstandort kann sie kürzer sein, bei schonender Nutzung länger. Wir rechnen mit den fünf Jahren, weil sie der übliche Ausgangswert sind.

Aus dieser Zahl und dem Kaufpreis ergibt sich die Abschreibung pro Tasse:

Wir rechnen durchgehend mit 250 Betriebstagen — das entspricht einem Bürostandort ohne Wochenendbetrieb.

Grundlage 2: Energie, mit ehrlicher Annahme

Die Nennleistung auf dem Typenschild ist nicht der Verbrauch. Ein Gerät mit 2.100 Watt zieht diese Leistung nur beim Aufheizen; im Betrieb taktet die Heizung. Wir rechnen deshalb mit einer durchschnittlichen Aufnahme von 25 Prozent der Nennleistung über zehn Betriebsstunden — eine Annahme, keine Messung, und als solche gekennzeichnet.

Beim Strompreis nutzen wir 27 Cent je Kilowattstunde. Das ist der Durchschnitt, den ein Gewerbekunde 2026 bei einem Jahresverbrauch von rund 10.000 Kilowattstunden zahlt; regional liegt die Spanne netto zwischen etwa 24 und 29 Cent, größere Industriebetriebe schließen deutlich günstiger ab.

Grundlage 3: Wareneinsatz und Service sind Ihre Zahlen

Für Bohnen, Milch und Arbeitszeit gibt es keinen allgemeingültigen Wert — sie hängen an Ihrem Einkauf und Ihrer Tourenplanung. Wir rechnen mit klar benannten Annahmen, die Sie ersetzen können:

• 8 Gramm Bohnen je Tasse bei einem Einkaufspreis von 20 Euro je Kilogramm → 16 Cent
• 1 Cent für Wasserfilter und Reinigungsmittel je Tasse
• Service des Betreibers: zwei Anfahrten pro Monat, je 30 Minuten inklusive Fahrzeit, bei einem Vollkostensatz von 35 Euro je Stunde → 35 Euro pro Monat, 420 Euro im Jahr.
• Tägliche Reinigung: rund 10 Minuten pro Tag. Wer sie bezahlt, hängt vom Vertrag ab — in Bürostandorten übernimmt sie häufig das Personal des Kunden, dann ist sie nicht Kostenblock des Betreibers. Sie verschwindet dadurch aber nicht: 250 Tage × 10 Minuten × 35 Euro sind 1.458 Euro im Jahr. Wir weisen sie deshalb unten getrennt aus, statt sie stillschweigend weglassen.

Wer Milchgetränke anbietet, rechnet den Milchanteil zusätzlich — und landet je nach Frischmilch oder Pulver bei 8 bis 20 Cent Aufschlag pro Getränk.

Rechnung 1: Kleines Büro, 60 Tassen am Tag

Gerät: ein kompaktes Tischgerät der Einstiegsklasse. Wir nehmen die Werte aus unserem Test des Franke A200/A300 — 2.100 Watt Nennleistung, ausgelegt auf 120 Tassen pro Tag, Anschaffung ab 4.675 Euro netto.

Abschreibung: 4.675 € ÷ (5 × 250 × 60) = 4.675 € ÷ 75.000 Tassen = 6,2 Cent

Energie: 2,1 kW × 25 % = 0,525 kW durchschnittliche Aufnahme × 10 Stunden = 5,25 kWh am Tag. Auf 60 Tassen verteilt sind das 0,0875 kWh je Tasse, bei 27 Cent je Kilowattstunde also 2,4 Cent

Wareneinsatz: 16 Cent Bohnen + 1 Cent Filter und Reinigung = 17 Cent

Service: 420 € im Jahr ÷ (250 × 60) = 420 € ÷ 15.000 Tassen = 2,8 Cent

Selbstkosten netto: 28,4 Cent je Tasse

Bei einem Verkaufspreis von 1,00 Euro brutto sind 84 Cent netto (Regelsteuersatz, dazu unten mehr). Es bleiben 55,6 Cent Deckungsbeitrag je Tasse, also 8.340 Euro im Jahr — vor Miete, Stellplatzprovision und Verwaltung. Rechnet man die tägliche Reinigung mit 9,7 Cent hinzu, sind es 45,9 Cent je Tasse und 6.885 Euro im Jahr.

Rechnung 2: Mittlerer Standort, 200 Tassen am Tag

Gerät: eine Klasse größer. Wir nehmen die Werte aus unserem Test des Necta Kalea Plus — 3.200 Watt, ausgelegt auf 200 Tassen pro Tag, Anschaffung ab 6.798 Euro netto.

Abschreibung: 6.798 € ÷ (5 × 250 × 200) = 6.798 € ÷ 250.000 Tassen = 2,7 Cent

Energie: 3,2 kW × 25 % = 0,8 kW × 10 Stunden = 8 kWh am Tag ÷ 200 Tassen = 0,04 kWh je Tasse × 27 Cent = 1,1 Cent

Wareneinsatz: unverändert 17 Cent

Service: bei doppelter Frequenz rechnen wir drei Anfahrten monatlich, also 630 € im Jahr ÷ 50.000 Tassen = 1,3 Cent

Selbstkosten netto: 22,1 Cent je Tasse

Das 3,3-Fache an Tassen senkt die Selbstkosten um gut ein Fünftel — und das, obwohl das Gerät 45 Prozent mehr gekostet hat und mehr Strom zieht. Das ist der Skaleneffekt, um den es beim Vending geht.

Rechnung 3: Hochfrequenz, 370 Tassen am Tag

Gerät: die Kantinenklasse. Aus unserem Test der Melitta Cafina XT8 — 8.700 Watt, ausgelegt auf 370 Tassen pro Tag, Anschaffung ab 14.084 Euro netto.

Abschreibung: 14.084 € ÷ (5 × 250 × 370) = 14.084 € ÷ 462.500 Tassen = 3,0 Cent

Energie: 8,7 kW × 25 % = 2,175 kW × 10 Stunden = 21,75 kWh am Tag ÷ 370 Tassen = 0,059 kWh × 27 Cent = 1,6 Cent

Wareneinsatz: unverändert 17 Cent

Service: vier Anfahrten monatlich, 840 € im Jahr ÷ 92.500 Tassen = 0,9 Cent

Selbstkosten netto: 22,5 Cent je Tasse

Bemerkenswert: gegenüber Rechnung 2 sinken die Selbstkosten nicht weiter. Das Gerät kostet rund das Doppelte (14.084 gegen 6.798 Euro) und zieht das 2,7-Fache an Anschlussleistung — die höhere Tassenzahl kompensiert das etwa genau. Wer von 200 auf 370 Tassen wächst, gewinnt Kapazität und Tempo, aber keinen Kostenvorteil pro Tasse.

Daraus folgt allerdings kein allgemeiner Schwellenwert bei 200 Tassen. Der Effekt entsteht hier daraus, dass drei verschiedene Geräte zu drei verschiedenen Preisen verglichen werden. Wer dieselbe Maschine besser auslastet, senkt die Kosten pro Tasse weiter — der Sprung verschwindet, sobald das Gerät gleich bleibt.

Die Steuerfalle: 19 oder 7 Prozent am selben Gerät

Für zubereiteten Kaffee und Tee gilt der Regelsteuersatz — auch beim Verkauf zum Mitnehmen, und auch dann, wenn der Kunde am Automaten selbst aus Pulver und heißem Wasser mischt.

Anders bei Milchmischgetränken: Enthält das Getränk mindestens 75 Prozent Milch oder Milcherzeugnisse — gemessen am Massenanteil, nicht am Volumen — kann bei der Lieferung zum Mitnehmen der ermäßigte Satz von 7 Prozent greifen. Typische Kandidaten sind Latte Macchiato, Cappuccino und Café au Lait mit entsprechend hohem Milchanteil.

Zwei Einschränkungen, die in der Praxis regelmäßig übersehen werden:

• Wird das Getränk vor Ort verzehrt, kann eine sonstige Leistung vorliegen — dann gilt wieder der Regelsatz.
• Pflanzendrinks statt Milch führen generell zum Regelsatz. Ein Latte mit Sojadrink ist steuerlich kein Milchmischgetränk.

Für die Kalkulation heißt das: Wer sein Sortiment nach Steuersatz sortiert, kann bei identischen Selbstkosten unterschiedliche Margen erzielen. Bei 1,50 Euro brutto bleiben mit 19 Prozent 1,26 Euro netto, mit 7 Prozent 1,40 Euro — ein Unterschied von 14 Cent je Getränk, der bei 200 Getränken täglich rund 7.000 Euro im Jahr ausmacht. Ob die 75-Prozent-Grenze im Einzelfall erreicht wird, ist eine Frage der Rezeptur und gehört mit dem Steuerberater geklärt, nicht mit dem Automatenhersteller.

Bohnenpreis oder Auslastung: was mehr bringt

In allen drei Rechnungen liegt der Wareneinsatz bei 17 Cent und ist damit der größte einzelne Posten. Beide Hebel lohnen sich — aber sie wirken unterschiedlich, und pro Tasse gewinnt der Einkauf.

Nehmen wir Rechnung 2 und senken den Bohnenpreis um ein Fünftel, von 20 auf 16 Euro je Kilogramm. Der Wareneinsatz fällt von 17 auf 13,8 Cent, die Selbstkosten von 22,1 auf 18,9 Cent — eine Verbesserung um 3,2 Cent.

Jetzt der Gegentest: Wir lassen den Einkauf unberührt und heben die Tassenzahl von 200 auf 260 pro Tag, etwa durch einen besseren Standort im Gebäude. Abschreibung fällt auf 2,09 Cent, Energie auf 0,83 Cent, Service auf 0,97 Cent. Die Selbstkosten sinken auf 20,89 Cent — eine Verbesserung um 1,17 Cent, bei gleichzeitig 30 Prozent mehr Absatz. Pro Tasse bringt der Einkaufsrabatt also fast das Dreifache. In absoluten Zahlen dreht sich das Bild, weil 60 zusätzliche Tassen täglich auch zusätzlichen Erlös bringen — vorausgesetzt, sie werden tatsächlich verkauft.

Die Konsequenz für die Praxis: Der Einkauf ist der zuverlässigere Hebel, weil die Ersparnis pro Tasse sicher anfällt. Die Auslastung ist der größere, aber der unsichere Hebel — sie wirkt nur, wenn die zusätzlichen Tassen wirklich abgesetzt werden. Wer beides kann, macht beides; wer nur eines sicher kann, verhandelt den Einkauf.

Was das für Ihren Verkaufspreis bedeutet

Aus den drei Rechnungen ergibt sich eine belastbare Untergrenze:

Ohne die tägliche Reinigung, also nur mit dem Serviceaufwand des Betreibers:

• Kleines Büro, 60 Tassen am Tag: 28,4 Cent Selbstkosten netto
• Mittlerer Standort, 200 Tassen am Tag: 22,1 Cent
• Hochfrequenz, 370 Tassen am Tag: 22,5 Cent

Mit der täglichen Reinigung als bezahlter Arbeitszeit (1.458 Euro im Jahr, verteilt auf die jeweilige Tassenzahl):

• Kleines Büro, 60 Tassen am Tag: 38,1 Cent (+9,7)
• Mittlerer Standort, 200 Tassen am Tag: 25,0 Cent (+2,9)
• Hochfrequenz, 370 Tassen am Tag: 24,1 Cent (+1,6)

Der Aufschlag zeigt, wie stark ein Fixkostenblock kleine Standorte trifft: dieselbe Arbeit kostet bei 60 Tassen 9,7 Cent je Tasse und bei 370 Tassen nur 1,6 Cent.

Nicht enthalten sind Stellplatzprovision, Miete, Versicherung, Verwaltung und Ausfallzeiten. Als Faustregel — eine Planungsannahme, kein allgemeingültiger Wert — schlagen Sie diese Gemeinkosten mit 15 bis 25 Prozent auf. Damit landet die Preisuntergrenze zwischen etwa 28 und 48 Cent, je nach Standort und Rechenweg.

Ein Verkaufspreis von 80 Cent brutto entspricht 67 Cent netto beim Regelsteuersatz. Gegenüber 22,1 Cent Selbstkosten — ohne tägliche Reinigung und ohne Gemeinkosten — bleibt an einem mittleren Standort eine tragfähige Marge.

An einem kleinen Standort wird es eng. Bei 60 Tassen täglich liegen die Selbstkosten bei 28,4 Cent ohne und 38,1 Cent mit gerechneter Reinigung. Mit 15 bis 25 Prozent Gemeinkosten darauf sind es 33 bis 48 Cent gegen 67 Cent Erlös. Das funktioniert, lässt aber wenig Raum für Reparaturen oder steigende Einkaufspreise — und im oberen Fall ist ein Verkaufspreis von 80 Cent kaum noch zu halten.

Fünf Fehler, die die Kalkulation verzerren

Nennleistung als Verbrauch rechnen. Das Typenschild nennt die Spitzenlast. Wer 2.100 Watt mal zehn Stunden rechnet, kommt auf 21 Kilowattstunden am Tag statt auf 5,25 — und damit auf einen viermal zu hohen Energiekostenanteil.

Die Abschreibung vergessen. Sie ist bei niedriger Frequenz der zweitgrößte Posten. Bei 60 Tassen täglich macht sie 6,2 Cent aus, mehr als das Doppelte der Energiekosten.

Servicezeit nicht als Vollkosten ansetzen. Ein Stundenlohn ist nicht der Kostensatz. Fahrzeug, Lohnnebenkosten, Werkzeug und unproduktive Zeit gehören dazu, sonst ist der Serviceanteil systematisch zu niedrig.

Den Steuersatz pauschal ansetzen. Wer sein gesamtes Sortiment mit 19 Prozent rechnet, verschenkt bei milchbasierten Getränken möglicherweise Marge. Wer pauschal 7 Prozent ansetzt, riskiert eine Nachzahlung.

Kapazität mit Absatz verwechseln. Ein Gerät für 370 Tassen liefert keine 370 Tassen, wenn nur 80 Menschen im Gebäude arbeiten. Die Rechnungen oben zeigen: die Kapazität kostet Geld, der Absatz bringt es ein.

Checkliste: Ihre Tassenkalkulation in acht Schritten

Rechnen Sie Ihren eigenen Standort in dieser Reihenfolge durch. Die Reihenfolge ist wichtig, weil jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut:

1. 1.Tatsächlichen Absatz schätzen, nicht die Gerätekapazität — Zahl der Personen am Standort mal erfahrungsgemäß 1,5 bis 2,5 Tassen pro Person und Arbeitstag.
2. 2.Betriebstage festlegen — 250 im Büro, 300 bis 365 bei Schichtbetrieb oder öffentlichem Standort.
3. 3.Abschreibung ausrechnen: Kaufpreis geteilt durch fünf Jahre, geteilt durch Betriebstage mal Tassen.
4. 4.Energie ausrechnen: Nennleistung mal realistischem Lastfaktor mal Betriebsstunden, mal Ihrem Strompreis, geteilt durch Tassen.
5. 5.Wareneinsatz mit Ihren Einkaufspreisen ansetzen, getrennt für schwarze und milchbasierte Getränke.
6. 6.Servicekosten als Vollkosten ansetzen, inklusive Fahrzeit und Fahrzeug.
7. 7.Steuersatz je Getränk klären, nicht pauschal — mit Blick auf Rezeptur und Verzehrort.
8. 8.Gemeinkosten aufschlagen, 15 bis 25 Prozent, dann erst den Verkaufspreis festlegen.

Wenn Sie bei Schritt 1 unsicher sind, lohnt eine Zählung über zwei Wochen mehr als jede Schätzung. Alle weiteren Schritte hängen an dieser einen Zahl.

Passende Testberichte zum Weiterlesen

Die Gerätedaten in diesem Ratgeber stammen aus unseren eigenen Tests. Wer eine Klasse konkret vergleichen möchte, findet dort Datenblattwerte, Betriebskosten und Bewertung:

• Einstiegsklasse für kleine Büros: Franke A200/A300, 120 Tassen pro Tag
• Mittlere Klasse: Necta Kalea Plus, 200 Tassen pro Tag
• Kantinenklasse: Melitta Cafina XT8, 370 Tassen pro Tag