Kartenzahlung am Automaten: Was bargeldloses Bezahlen den Betreiber kostet

Kartenzahlung am Automaten kostet den Betreiber je Zahlung zwischen 0,51 und 14,12 Cent. Diese Spanne ist kein Messfehler — sie entsteht fast vollständig aus der Tarifform. Ein reiner Prozenttarif kostet bei einem Euro Bon unter drei Cent, ein Tarif mit fixem Cent-Betrag je Transaktion über zwölf. Wer die falsche Tarifform wählt, zahlt bei Kleinbeträgen ein Vielfaches, unabhängig davon, wie gut der Standort läuft.

Die kurze Antwort

Bei einem Verkaufspreis von 1,00 Euro brutto und einem Standort mit 200 Tassen am Tag:

• Prozenttarif am günstigen Ende, 0,25 Prozent: 0,74 Cent je Zahlung
• Prozenttarif am teuren Ende, 0,95 Prozent: 1,44 Cent
• Kreditkarte am teuren Ende, 2,75 Prozent: 3,24 Cent
• Vending-Tarif mit 2,5 Prozent plus 10 Cent je Transaktion: 12,99 Cent

Der letzte Wert entspricht 13 Prozent des Bruttopreises. Er stammt nicht aus einer Schätzung, sondern aus der veröffentlichten Konditionsangabe eines der verbreitetsten Anbieter für Automatenzahlung — mit dem ausdrücklichen Hinweis, dieser Tarif sei für Verkaufswerte über fünf Dollar gedacht. Genau daran liegt es: der fixe Anteil trifft kleine Beträge voll.

Alle Werte gelten für 1,00 Euro Bon. Bei anderen Preisen verschieben sich die Prozenttarife proportional, der fixe Anteil dagegen nicht.

Warum die bekannten Einzelhandelszahlen hier nicht direkt gelten

Die Deutsche Bundesbank hat die Kosten von Zahlungsmitteln im Einzelhandel untersucht, auf Basis von Zeitmessungen an rund 13.000 Transaktionen in 15 Verkaufsstellen und einer Befragung von 268 Handelsunternehmen. Ergebnis: Barzahlung kostet den Händler durchschnittlich 43 Cent je Transaktion, die Girocard 60 Cent. Im Verhältnis zum Umsatz ist die Girocard mit knapp einem Prozent das günstigste Verfahren.

Diese Zahlen werden in Vending-Diskussionen zitiert, und sie sind nicht direkt übertragbar. Ein Teil davon ist Kassierzeit — Bedienung, Wechselgeld herausgeben, Kassieren —, und die fällt am Automaten weg.

Es wäre allerdings falsch zu behaupten, die gesamte Arbeitszeit entfiele. Ein erheblicher Teil der Zeitkosten steckt in vor- und nachgelagerten Tätigkeiten: Abrechnung, Kontrolle, Abstimmung, Reklamationsbearbeitung. Diese Arbeit fällt beim Automatenbetrieb ebenfalls an, nur an anderer Stelle — im Büro des Operators statt an der Kasse. Wer sie nicht rechnet, unterschätzt seine Kosten.

Was sich sagen lässt: die reinen Abwicklungskosten je Zahlung liegen am Automaten deutlich niedriger als die 60 Cent der Studie, nämlich zwischen einem halben und vierzehn Cent je nach Tarif. Die Verwaltungsseite kommt hinzu und ist standortspezifisch.

Die vier Kostenbestandteile

Kartenzahlung am Automaten verursacht vier Arten von Kosten. Die Unterscheidung nach fix und variabel ist dabei wichtiger als die Höhe.

Erstens die laufende Servicegebühr. Für Vending-Terminals inklusive Mobilfunkverbindung, Telemetrie und Abwicklung werden rund 14 Euro je Gerät und Monat verlangt, also 168 Euro im Jahr. Das ist keine Terminalmiete — die Hardware ist in dieser Rechnung gekauft. Wer stattdessen mietet, hat eine höhere monatliche Gebühr und dafür keine Abschreibung. Beides gleichzeitig zu rechnen wäre doppelt.

Zweitens die Abschreibung der Hardware. Wir rechnen mit 350 Euro für einen Nachrüstsatz mit MDB-Anschluss. Das ist eine Annahme, keine Listenpreisangabe. Über fünf Jahre, den Ausgangswert der Abschreibungstabellen des Bundesfinanzministeriums für Automaten, sind das 70 Euro im Jahr.

Drittens einmalige Gebühren. Für die Aktivierung eines Geräts werden rund 30 Dollar berechnet, zum EZB-Referenzkurs etwa 26 Euro, verteilt auf fünf Jahre gut fünf Euro im Jahr. Der Posten ist klein, gehört aber in die Rechnung, weil er bei jedem zusätzlichen Gerät erneut anfällt.

Zusammen ergibt das 243,60 Euro fixe Kosten im Jahr.

Viertens die Gebühr je Zahlung, und hier liegt der entscheidende Unterschied. Sie besteht aus einem prozentualen Anteil und in vielen Tarifen zusätzlich aus einem festen Cent-Betrag. Verträge können weitere Positionen enthalten: Autorisierungsgebühren, monatliche Mindestentgelte, Auszahlungsgebühren, Aufschläge für Fremd- und Firmenkarten, Storno- und Rückbelastungsgebühren sowie Kosten für die Einhaltung der Kartensicherheitsstandards. Vor jeder Kalkulation gehört das Preisblatt Position für Position durchgegangen — eine Rechnung, die nur Prozente kennt, ist unvollständig.

Der Festteil, und warum er weniger wiegt als gedacht

Die fixen 243,60 Euro verteilen sich auf die Zahlungen:

• 60 Tassen am Tag, 15.000 Zahlungen im Jahr: 1,62 Cent je Zahlung
• 200 Tassen am Tag, 50.000 Zahlungen: 0,49 Cent
• 370 Tassen am Tag, 92.500 Zahlungen: 0,26 Cent

Dieser Effekt ist real, aber klein gegenüber der Tarifform. Zwischen dem kleinsten und dem größten Standort liegen 1,36 Cent je Zahlung. Zwischen einem Prozenttarif und einem Tarif mit zehn Cent Fixanteil liegen am selben Standort über elf Cent.

Das ist die Korrektur an einer verbreiteten Annahme: über die Kosten der Kartenzahlung entscheidet nicht die Auslastung, sondern der Vertrag. Bei den Selbstkosten der Tasse ist es umgekehrt — dort dominieren die Fixkosten und damit die Frequenz.

Gesamtkosten je Zahlung, nach Standort und Tarif

Bei 60 Tassen am Tag: Prozenttarif günstig 1,87 Cent, Prozenttarif teuer 2,57 Cent, Kreditkarte teuer 4,37 Cent, Vending-Tarif mit Fixanteil 14,12 Cent.

Bei 200 Tassen am Tag: 0,74 / 1,44 / 3,24 / 12,99 Cent.

Bei 370 Tassen am Tag: 0,51 / 1,21 / 3,01 / 12,76 Cent.

In Prozent des Bruttopreises von einem Euro sind das 0,5 bis 2,6 Prozent bei Prozenttarifen, 3,0 bis 4,4 Prozent bei teuren Kreditkarten und 12,8 bis 14,1 Prozent beim Tarif mit Fixanteil.

Wie viele Zusatzverkäufe das Terminal tragen muss

Diese Rechnung ist die eigentlich interessante, und sie ist anspruchsvoller als eine reine Fixkostenbetrachtung. Wenn Zahlungen, die vorher in Münzen kamen, künftig über Karte laufen, fällt die Gebühr auch auf diesen bestehenden Umsatz an. Die Karte muss also nicht nur ihre Fixkosten verdienen, sondern auch die Gebühren auf das vorhandene Volumen.

Mit dem Deckungsbeitrag von 55,6 Cent je Tasse aus unserem Ratgeber zur Tassenkalkulation und der Annahme, dass alle Zahlungen auf Karte umgestellt werden:

Bei 60 Tassen am Tag müssen zusätzlich verkauft werden: 2,0 Tassen täglich beim günstigen Prozenttarif, 2,8 beim teuren, 4,7 bei teurer Kreditkarte und 15,2 beim Vending-Tarif mit Fixanteil. Letzteres entspricht 25 Prozent mehr Absatz.

Bei 200 Tassen am Tag: 2,7 Tassen täglich beim günstigen Prozenttarif, 5,2 beim teuren, 11,6 bei teurer Kreditkarte und 46,7 beim Tarif mit Fixanteil — ebenfalls rund 23 Prozent mehr Absatz.

Zwei Dinge folgen daraus. Bei Prozenttarifen ist die Hürde niedrig: zwei bis drei zusätzliche Tassen am Tag sind an den meisten Standorten realistisch. Beim Tarif mit Fixanteil ist sie so hoch, dass sie durch Mehrabsatz praktisch nicht zu erreichen ist. Dort ist Kartenzahlung ein Servicezugeständnis, das Geld kostet — keine Investition, die sich rechnet.

Der Wert sagt nichts darüber, ob der Mehrabsatz eintritt. Er sagt nur, wie hoch die Latte liegt.

Ab welchem Bon der Fixanteil erträglich wird

Der fixe Cent-Betrag verliert mit steigendem Bon an Gewicht. Bei einem Tarif mit 2,5 Prozent plus 10 Cent:

• Bon 0,80 Euro: 12,00 Cent, also 15,0 Prozent
• Bon 1,00 Euro: 12,50 Cent, 12,5 Prozent
• Bon 2,50 Euro: 16,25 Cent, 6,5 Prozent
• Bon 5,00 Euro: 22,50 Cent, 4,5 Prozent

Genau deshalb wird dieser Tarif für Verkaufswerte über fünf Dollar empfohlen. Für einen Kaffee zu einem Euro ist er die falsche Wahl; für einen Snackautomaten mit Mehrfachkauf oder eine Kaffeespezialität zu 2,50 Euro sieht die Rechnung anders aus.

Wer Kleinbeträge verkauft, braucht deshalb entweder einen Tarif ohne Fixanteil oder eine Bündelung mehrerer Käufe zu einer Abrechnung. Beides ist verhandelbar und sollte vor Vertragsabschluss geklärt sein.

Girocard oder Kreditkarte

Der Abstand zwischen beiden hängt davon ab, welche Enden der jeweiligen Spannen man vergleicht, und das wird häufig zu grob dargestellt.

Bei 0,95 Prozent für Girocard gegen 1,19 Prozent für Kreditkarte beträgt der Faktor 1,25, also ein Aufschlag von einem Viertel. Bei 0,25 gegen 2,75 Prozent liegt der Faktor bei 11. Bei 0,95 gegen 2,75 Prozent bei 2,89.

Pauschal lässt sich deshalb nur sagen: Kreditkartenzahlungen können sich gegenüber Girocard mehr als verdoppeln, müssen es aber nicht. Wer mit dem Girocard-Satz kalkuliert und überwiegend Kreditkarten sieht, unterschätzt seine Kosten — um wie viel, entscheidet der eigene Vertrag.

Praktisch ist die Konsequenz keine Auswahl, weil Kunden beides erwarten und Terminals beides annehmen. Was bleibt, ist die Notwendigkeit, den Kartenmix am Standort zu kennen und daraus einen gewichteten Satz zu bilden.

Was das Interbankenentgelt damit zu tun hat

Häufig wird das Disagio mit dem gesetzlich gedeckelten Interbankenentgelt verwechselt. Das sind zwei verschiedene Dinge.

Die europäische Verordnung über Interbankenentgelte begrenzt das Entgelt, das der Zahlungsdienstleister des Händlers an die kartenausgebende Bank zahlt: höchstens 0,2 Prozent bei Debitkarten und höchstens 0,3 Prozent bei Kreditkarten. Wichtig ist der Anwendungsbereich — die Obergrenzen gelten für Verbraucherkarten. Firmenkarten und bestimmte weitere Kartenarten sind davon nicht pauschal erfasst, weshalb Zahlungen mit Firmenkarten teurer ausfallen können.

Bei einem Bon von einem Euro entsprechen die Obergrenzen 0,2 beziehungsweise 0,3 Cent. Das Disagio des Betreibers liegt darüber, weil es zusätzlich die Gebühren des Kartensystems und die Marge des Acquirers enthält. Die Deckelung begrenzt also einen Bestandteil, nicht die Rechnung. Wer in Verhandlungen mit der Obergrenze argumentiert, redet über wenige Zehntel Cent.

Was Bargeld dagegen kostet

Ein vollständiger Vergleich müsste die Bargeldseite mit derselben Sorgfalt rechnen, und dort fehlen belastbare öffentliche Zahlen für den Automatenbetrieb. Benennen lassen sich die Posten:

• Münzprüfer und Wechsler in der Anschaffung, dazu deren Störanfälligkeit
• Zeit für Entleeren, Zählen und Abstimmen bei jeder Anfahrt
• Transport und Einzahlung, gegebenenfalls mit Werttransport
• gebundener Wechselgeldbestand
• Schwund und Fehlbestände

Wir geben dafür keine Cent-Zahl an, weil sie ohne eigene Zeitmessung erfunden wäre. Was sich sagen lässt: Bargeldkosten sind überwiegend Arbeitszeit je Anfahrt und damit weitgehend fix, nicht je Zahlung. Sie sinken mit der Frequenz und verschwinden erst, wenn der Münzkanal ganz wegfällt.

Sechs Fehler in der Kalkulation

Nur Prozente rechnen. Ein fixer Cent-Betrag je Transaktion ist bei Kleinbeträgen der größte Posten überhaupt: zehn Cent auf einen Euro sind zehn Prozent, mehr als jeder Prozentsatz am Markt.

Eine Kostenspanne ohne Tarifangabe nennen. Zwischen 0,51 und 14,12 Cent liegt der Faktor 28 — eine Zahl ohne den zugehörigen Tarif ist wertlos.

Einzelhandelszahlen ungeprüft übertragen. Die Kassierzeit entfällt am Automaten, die Verwaltungsarbeit für Abrechnung und Reklamation nicht.

Miete und Kauf vermischen. Entweder wird die Hardware gemietet, dann gibt es keine Abschreibung, oder sie wird gekauft, dann ist die monatliche Gebühr Service und keine Miete.

Den Break-even nur aus Fixkosten bilden. Wenn bestehende Barzahlungen auf Karte wandern, fällt die Gebühr auch auf diesen Umsatz an. Das verschiebt die nötigen Zusatzverkäufe von zwei auf bis zu fünfzehn am Tag.

Das Interbankenentgelt für das Disagio halten. Die Deckelung betrifft einen Bestandteil, gilt für Verbraucherkarten und liegt bei einem Euro Bon bei wenigen Zehntel Cent.

Checkliste: Kartenzahlung in acht Schritten kalkulieren

1. 1.Preisblatt des Anbieters vollständig durchgehen und jede Position notieren, nicht nur den Prozentsatz. Nach Autorisierungsgebühr, Mindestentgelt, Auszahlungs-, Storno- und Firmenkartengebühren ausdrücklich fragen.
2. 2.Prüfen, ob der Tarif einen fixen Cent-Betrag je Transaktion enthält. Wenn ja: ist er für Ihren durchschnittlichen Bon gedacht?
3. 3.Zahl der Zahlungen pro Jahr aus tatsächlichen Verkäufen und Betriebstagen bestimmen, nicht aus der Gerätekapazität.
4. 4.Fixe Jahreskosten addieren: Servicegebühr, Abschreibung der Hardware, anteilige Einmalgebühren.
5. 5.Gebühr je Zahlung für Ihren durchschnittlichen Bon berechnen, getrennt für Girocard, Kreditkarte und Firmenkarte.
6. 6.Kartenmix schätzen und daraus einen gewichteten Satz bilden. Ohne diesen Schritt rechnen Sie mit dem günstigsten Fall.
7. 7.Break-even bestimmen: fixe Jahreskosten plus Gebühren auf das bestehende Volumen, geteilt durch den Deckungsbeitrag je Verkauf.
8. 8.Einschätzen, ob der Standort diese Zusatzverkäufe hergibt. Das ist die einzige unsichere Größe der Rechnung — alle anderen stehen im Vertrag.

Wer bei Schritt 6 keine Daten hat, bekommt sie nach wenigen Monaten aus der Abrechnung des Zahlungsdienstleisters. Bis dahin gilt: mit dem teuren Ende rechnen.

Weiterlesen

Die Selbstkosten je Tasse, auf denen der Deckungsbeitrag in diesem Ratgeber beruht, sind hier vollständig durchgerechnet: automatentests.de/de/ratgeber/tassenpreis-kaffeeautomat-kalkulation