EUDR und Kaffeeautomaten: Was die EU-Entwaldungsverordnung vor dem Anwendungsstart verlangt

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Für Betreiber von Kaffeeautomaten liegt die EUDR-Vorbereitung nicht in einer technischen Nachrüstung des Automaten. Entscheidend sind die eingekauften Kaffeeprodukte, die eigene Rolle in der Lieferkette und die Fähigkeit, Herkunfts- und Lieferketteninformationen geordnet nachzuweisen. Kaffee gehört zu den sieben Rohstoffgruppen der EU-Entwaldungsverordnung. Die technische Maschine fällt nicht allein deshalb unter die Verordnung, weil sie Kaffee verarbeitet oder ausgibt. Maßgeblich ist die Einordnung des konkreten Produkts in Anhang I der EUDR, nicht die bloße Nutzung im Automatenbetrieb. (Europäische Kommission: Regulation on Deforestation-free products, Verordnung (EU) 2023/1115)

Für mittlere und große Unternehmen beginnt die Anwendung nach der aktuellen Übersicht am 30. Dezember 2026. Für die meisten Kleinst- und Kleinunternehmen gilt der 30. Juni 2027. Neu hinzugekommene Produkte wie löslicher Kaffee sollen nach der aktuellen Darstellung der Kommission ab dem 30. Dezember 2027 einbezogen werden. Diese Fristen ersetzen keine Einzelfallprüfung. Ein Betreiber muss zunächst klären, welche Kaffeeformen er einkauft, wer das relevante Produkt erstmals auf dem EU-Markt bereitstellt und welche Informationen der Lieferant tatsächlich übermittelt.

Welche Kaffeeprodukte fallen unter die EUDR?

Anhang I der ursprünglichen EUDR nennt Kaffee unter dem Zollcode 0901. Erfasst sind Kaffee, auch geröstet oder entkoffeiniert, sowie Kaffeehäute und bestimmte kaffeehaltige Ersatzstoffe. Für einen Kaffeeautomaten ist deshalb zuerst die Produktform zu erfassen: ganze Bohnen, gemahlener Kaffee, Kapseln, Pads oder ein anderes verpacktes Kaffeeprodukt. Die Verordnung knüpft an die Produktklassifizierung an. Ein Automat mit zwei Mahlwerken verändert diese Einordnung nicht. (Verordnung (EU) 2023/1115, Anhang I)

Ganze geröstete Bohnen und gemahlener Kaffee sind die naheliegendsten Fälle für Automaten mit Frischbrühung oder Espressoeinheit. Bei Kapseln und Pads reicht die Bezeichnung als Verkaufsformat nicht für eine abschließende rechtliche Bewertung. Zu prüfen sind die konkrete Zusammensetzung, die Zollklassifizierung und die aktuell gültige Fassung von Anhang I. Ein Betreiber sollte deshalb nicht nur die Artikelnummer, sondern auch Produktbeschreibung, Lieferant und Verpackungsangaben in seiner Übersicht erfassen. Die Kommission stellt klar, dass der konkrete Anhang maßgeblich ist. (FAQ zur EUDR-Umsetzung der Europäischen Kommission)

Löslicher Kaffee ist gesondert zu betrachten. Die Kommission bezeichnet ihn in ihrer Aktualisierung des Produktumfangs als neu aufgenommenes Produkt. Für diese neu hinzugefügten Produkte soll die Anwendung am 30. Dezember 2027 beginnen. Das betrifft beispielsweise lösliche Kaffeeprodukte, die in einem Instantautomaten dosiert werden. Die Frist darf nicht auf alle Kaffeeprodukte übertragen werden. Für bereits erfasste Kaffeeprodukte gelten die jeweils einschlägigen früheren Anwendungsfristen. (Europäische Kommission: Commission updates product scope and tools to support EUDR)

Für Automaten mit Mischprodukten ist eine Produktliste mit mehreren Prüffeldern sinnvoll. Sie sollte mindestens die Produktbezeichnung, Kaffeeform, Lieferant, Artikelnummer, Herkunftsangabe, Zoll- oder Produktklassifizierung und den vorgesehenen Anwendungsbeginn enthalten. Ein Cappuccino-Pulver, ein Milchgetränk mit Kaffeeanteil und eine Kaffeekapsel dürfen nicht allein wegen der gemeinsamen Nutzung im selben Automaten gleich behandelt werden. Ob ein konkretes Produkt in Anhang I fällt, kann die allgemeine Automatenbeschreibung nicht abschließend beantworten. Diese offene Frage sollte der Einkauf beim Lieferanten und, falls erforderlich, mit fachlicher Rechtsberatung klären.

Welche Fristen und Unternehmensrollen gelten?

Für mittlere und große Unternehmen ist der 30. Dezember 2026 der zentrale Anwendungsbeginn der EUDR. Die meisten Kleinst- und Kleinunternehmen erhalten nach der aktuellen Kommissionsdarstellung eine längere Frist bis zum 30. Juni 2027. Eine besondere Übergangsregel betrifft Kleinst- und Kleinunternehmen, die bereits unter die EU-Holzhandelsverordnung fielen. Für sie gilt ebenfalls der 30. Dezember 2026. Die Unternehmensgröße allein reicht deshalb nicht für die Fristbestimmung. Zusätzlich muss geprüft werden, ob eine frühere Regelung für das Unternehmen relevant war. (Europäische Kommission: Regulation on Deforestation-free products, Rat der Europäischen Union: Deforestation-free products)

Die Rollen in der Lieferkette entscheiden darüber, welche Pflichten praktisch anfallen. Nach der überarbeiteten Umsetzung liegt die Abgabe der Sorgfaltserklärung grundsätzlich beim ersten Unternehmen, das ein relevantes Produkt auf dem EU-Markt bereitstellt oder aus der EU ausführt. Ein deutscher Betreiber, der Kaffee aus einem Drittstaat importiert, kann damit eine andere Rolle haben als ein Betreiber, der verpackten Kaffee von einem deutschen Großhändler bezieht. Die konkrete Einordnung hängt vom Warenfluss, den Verträgen und dem Zeitpunkt der Bereitstellung ab. (Communication on changes to EUDR implementation)

Ein nachgelagerter Betreiber oder Händler muss nicht automatisch dieselben Tätigkeiten ausführen wie der erste Inverkehrbringer. Er muss jedoch relevante Lieferketteninformationen weiterführen. Dazu gehören insbesondere Referenznummern von Sorgfaltserklärungen und die Informationen, die für die Rückverfolgbarkeit erforderlich sind. Die Bezeichnung „Betreiber“ im Automatenservice klärt die rechtliche Rolle daher nicht allein. Ein Unternehmen, das Kaffee einkauft, in Automaten füllt und das Getränk an Endkunden ausgibt, sollte den Warenfluss vom Lieferanten bis zum Standort dokumentieren und seine Rolle pro Produktgruppe prüfen.

Für die Praxis bedeutet das: Ein Unternehmen mit 25 Kaffeeautomaten kann organisatorisch stärker betroffen sein als ein kleiner Einzelstandort, wenn es Kaffee selbst importiert oder als erste Stelle in der EU bereitstellt. Die Anzahl der Automaten löst die EUDR nicht aus. Sie erhöht jedoch den Dokumentationsbedarf, wenn viele Standorte, Lieferungen und Chargen miteinander verbunden werden müssen. Der Anwendungsbeginn, die Unternehmensgröße und die Lieferkettenrolle gehören deshalb in eine gemeinsame Prüfliste. Eine abschließende Einordnung des Einzelfalls ergibt sich nicht aus der bloßen Tatsache, dass Kaffee in einem Automaten verwendet wird.

Welche Nachweise muss ein Betreiber vorbereiten?

Kern der EUDR ist die Sorgfaltserklärung für relevante Produkte. Unternehmen müssen nachweisen können, dass die Ware nicht mit Entwaldung oder Waldschädigung verbunden ist und nach den einschlägigen Rechtsvorschriften des Produktionslandes hergestellt wurde. Die relevante Entwaldung darf grundsätzlich nicht nach dem 31. Dezember 2020 erfolgt sein. Für Kaffee reichen daher eine allgemeine Aussage „nachhaltig“ oder ein Logo auf der Verpackung nicht automatisch aus. Erforderlich sind die Informationen, die die Verordnung für die konkrete Lieferkette verlangt. (Verordnung (EU) 2023/1115, Europäische Kommission: EUDR supply chain infographics)

Ein wichtiger Nachweis ist die Referenznummer der Sorgfaltserklärung. Sie sollte zusammen mit Lieferant, Artikel, Lieferdatum und Menge gespeichert werden. Bei importierten Produkten kommen Herkunfts- und Geolokalisierungsinformationen hinzu. Die Geolokalisierung bezieht sich auf die Produktionsflächen und ist deshalb nicht mit der Adresse des deutschen Kaffeehändlers gleichzusetzen. Ein Betreiber sollte beim Lieferanten klären, welche Angaben bereitgestellt werden, in welchem Format sie vorliegen und wie sie einer konkreten Lieferung zugeordnet werden.

Für Automatenstandorte braucht es eine belastbare Verbindung zwischen Einkauf und Verbrauch. Ein mögliches Betriebsmodell ist eine Chargenliste mit fünf Kernangaben: Lieferant, Artikelnummer, Charge, Lieferdatum und beliefertes Depot oder Standort. Wird eine Charge auf mehrere Automaten verteilt, muss das Warenwirtschaftssystem diese Verteilung abbilden können. Bei einem zentralen Lager kann zusätzlich die Auslagerung an die einzelnen Routen oder Niederlassungen dokumentiert werden. Die Verordnung schreibt nicht aus den allgemeinen Quellen ein bestimmtes Automaten-Softwaremodell vor. Die Nachweisführung muss jedoch nachvollziehbar bleiben.

Auch Kapseln, Pads und lösliche Produkte sollten in getrennten Warengruppen geführt werden. Für jede Gruppe ist die Klassifizierung zu prüfen. Ein Lieferant sollte nicht nur eine Rechnung senden, sondern auch die relevante Referenznummer und die verfügbaren Herkunftsinformationen bereitstellen. Fehlt eine Angabe, muss der Einkauf vor dem jeweiligen Anwendungsbeginn klären, ob sie nachgereicht werden kann oder ob das Produkt anders beschafft werden muss. Die Kommission betreibt ein EUDR-Informationssystem für Sorgfaltserklärungen und vereinfachte Erklärungen. (EUDR Information System der Europäischen Kommission)

Was sollten Betreiber vor dem Start organisatorisch ändern?

Die erste organisatorische Änderung ist eine vollständige Produktaufnahme. Einkauf und Betrieb sollten alle Kaffeeformen erfassen, die in den Automaten verwendet werden: Bohnen, gemahlene Ware, Kapseln, Pads, lösliche Produkte und Mischungen. Zu jedem Artikel gehören mindestens Lieferant, Artikelnummer, Verpackungseinheit, Lieferweg und die geplante Fristprüfung. Ein Standortverzeichnis allein genügt nicht. Es muss mit den eingekauften Produkten und deren Lieferungen verbunden werden.

Lieferantenabfragen sollten die Rolle des Lieferanten in der Lieferkette, die Referenznummer der Sorgfaltserklärung sowie Herkunfts- und Geolokalisierungsinformationen abfragen. Zusätzlich sollte der Betreiber festhalten, wann die Antwort eingegangen ist und auf welche Artikel oder Chargen sie sich bezieht. Eine pauschale Lieferantenerklärung ohne Produktbezug kann für die interne Zuordnung unzureichend sein. Die Europäische Kommission stellt für die Umsetzung FAQ und weitere Informationen bereit. Diese Unterlagen sollten neben dem konkreten Vertrag und der Produktklassifizierung geprüft werden. (FAQ zur EUDR-Umsetzung der Europäischen Kommission)

Verträge und Bestellbedingungen sollten die Informationsweitergabe ausdrücklich regeln. Dazu gehören die Bereitstellung der Referenznummer, die Mitteilung von Änderungen an der Lieferkette und die Aufbewahrung der zugehörigen Daten. Die genaue Vertragsform ist nicht aus den allgemeinen Quellen vorgegeben. Sie sollte deshalb an die eigene Rolle, den Lieferweg und die Einkaufsbedingungen angepasst werden. Für einen Betreiber mit mehreren Lieferanten ist außerdem eine Eskalation nötig: Einkauf fordert fehlende Angaben an, Compliance bewertet die Antwort, und der operative Betrieb sperrt bei Bedarf die Verwendung eines nicht ausreichend dokumentierten Artikels.

Intern sollten Verantwortlichkeiten für Einkauf, Warenwirtschaft, Compliance und Archivierung benannt werden. Die Warenwirtschaft muss nicht zwingend ein neues System erhalten. Sie muss jedoch Lieferungen, Chargen, Mengen und Zielstandorte so verbinden können, dass eine Rückfrage innerhalb des Unternehmens beantwortbar ist. Bei einem Routenbetrieb kann die Zuordnung über Depot, Tour und Automat erfolgen. Bei einem Direktbelieferungsmodell muss der einzelne Standort unmittelbar in den Liefernachweis aufgenommen werden.

In Deutschland ist die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung mit der Kontrolle der EUDR-Einhaltung betraut beziehungsweise baut die dafür erforderlichen Kontrollstrukturen auf. (BLE Geschäftsbericht 2024) Die allgemeine Quellenlage beantwortet jedoch nicht jede Frage zu Kaffeeautomaten, Kapseln, Pads oder Getränken mit mehreren Bestandteilen. Diese Einzelfälle sollten nicht durch Vermutungen entschieden werden. Offene Punkte gehören in eine dokumentierte Produkt- und Rollenprüfung.

Fazit

Die EUDR verlangt von Kaffeeautomatenbetreibern vor allem eine belastbare Lieferkettenorganisation. Der Automat selbst steht nicht im Mittelpunkt. Entscheidend sind Kaffeeprodukt, Produktklassifizierung, Unternehmensgröße, Lieferkettenrolle und der jeweilige Anwendungsbeginn. Geröstete Bohnen und gemahlener Kaffee gehören grundsätzlich zur Kaffeegruppe in Anhang I. Kapseln und Pads müssen anhand des konkreten Produkts geprüft werden. Löslicher Kaffee soll nach der aktuellen Kommissionsdarstellung ab dem 30. Dezember 2027 für die neu hinzugekommenen Produkte erfasst werden.

Der 30. Dezember 2026 gilt für mittlere und große Unternehmen sowie bestimmte bereits vom Holzrecht erfasste Kleinst- und Kleinunternehmen. Für die meisten anderen Kleinst- und Kleinunternehmen nennt die Kommission den 30. Juni 2027. Vor diesen Terminen sollten Betreiber ihre Artikelstammdaten, Lieferantenabfragen, Referenznummern, Herkunfts- und Geolokalisierungsinformationen sowie Chargen- und Standortzuordnung vorbereiten. Die BLE ist die zuständige deutsche Kontrollstelle beziehungsweise baut die Kontrollstrukturen auf. Eine technische Umrüstung des Automaten ersetzt keine Sorgfaltsprüfung. Wer die offenen Produkt- und Rollenfragen früh dokumentiert, kann fehlende Lieferantendaten gezielt nachfordern und den späteren Nachweis auf einzelne Lieferungen und Standorte begrenzen.