BFSG ab 28. Juni 2025: Was Betreiber von Verkaufsautomaten bei Bedienung und Bezahlung prüfen müssen

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Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) gilt seit dem 28. Juni 2025. Für Betreiber von Verkaufsautomaten folgt daraus keine pauschale Antwort für jedes Gerät. Entscheidend ist, welche Produkte und Dienstleistungen im konkreten Geschäftsmodell unter das Gesetz fallen. § 1 BFSG führt Zahlungsterminals ausdrücklich auf; Verkaufsautomaten als Gesamtgerät nennt die dortige Liste der Selbstbedienungsterminals nicht. Daraus lässt sich jedoch keine gesicherte allgemeine Ausnahme für alle Automaten und ihre Komponenten ableiten. Betreiber sollten deshalb Zahlungsterminal, Automat, digitale Bestellwege und Vertragsstrecke getrennt prüfen.

Besonders relevant sind drei Fragen: Wird ein erfasstes Zahlungsterminal neu in Verkehr gebracht? Können Verbraucher Waren über einen Webshop oder eine App bestellen oder vorbestellen? Und handelt es sich bei einem vorhandenen Selbstbedienungsterminal um ein Gerät, für das die Übergangsregel greift? Nach § 38 Absatz 2 BFSG dürfen Dienstleistungserbringer erfasste Selbstbedienungsterminals nur dann bis zum Ende ihrer wirtschaftlichen Nutzungsdauer, höchstens 15 Jahre nach Ingebrauchnahme, weiter für vergleichbare Dienstleistungen einsetzen, wenn sie diese bereits vor dem 28. Juni 2025 zur Erbringung von Dienstleistungen unter Einhaltung der geltenden gesetzlichen Regelungen eingesetzt haben. Die Kleinstunternehmensausnahme betrifft bestimmte Dienstleistungspflichten; sie hebt Produktpflichten für Produkte, die das Unternehmen in Verkehr bringt, nicht auf. Maßgeblich sind die tatsächliche Funktion, die Rolle des Unternehmens und die konkrete Bereitstellung. Die folgenden Prüfschritte schaffen eine belastbare Grundlage, ersetzen aber keine rechtliche Einzelfallprüfung.

Welche Teile des Verkaufsmodells erfasst das BFSG?

§ 1 BFSG nennt Zahlungsterminals ausdrücklich, Automaten als Gesamtgerät jedoch nicht; Webshop und App sind anhand ihrer Bestell- und Vertragsstrecke zu prüfen. Diese Unterscheidung ist für die Bestandsaufnahme zentral: Ein Verkaufsautomat kann aus mehreren technisch und rechtlich unterschiedlich einzuordnenden Bestandteilen bestehen. Das Gesetz zählt bei den Selbstbedienungsterminals unter anderem Geld- und Fahrkartenautomaten sowie Check-in-Automaten auf. Die Bundesfachstelle Barrierefreiheit weist zugleich darauf hin, dass nicht sämtliche Verbraucherprodukte und Dienstleistungen automatisch in den Anwendungsbereich fallen. § 1 BFSG · FAQ der Bundesfachstelle Barrierefreiheit

Beim Zahlungsterminal ist die gesetzliche Begriffsbestimmung relevant: § 2 BFSG beschreibt es als Gerät, dessen Hauptzweck darin besteht, Zahlungen mit Zahlungsinstrumenten an einer physischen Verkaufsstelle vorzunehmen. Das Gesetz führt Zahlungsterminals und zugehörige Hardware und Software ausdrücklich auf. Betreiber sollten daher nicht nur das sichtbare Kartenterminal betrachten, sondern auch die dazugehörige Hardware und Software sowie die Zuständigkeiten entlang der Lieferkette erfassen. Ob und welche Pflichten im Einzelfall den Betreiber treffen, hängt unter anderem davon ab, ob er als Hersteller, Händler, Einführer oder Dienstleistungserbringer handelt. § 2 BFSG

Ein digitaler Bestellweg ist gesondert zu beurteilen. Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr können unter das BFSG fallen. Ob ein konkreter Webshop oder eine App eines Automatenbetreibers darunterfällt, richtet sich nach dem tatsächlichen Angebot und der Bestell- und Vertragsstrecke. Ein reiner Informationsauftritt ist nicht automatisch dasselbe wie ein digitaler Dienst, über den Verbraucher einen Vertrag anbahnen oder abschließen. Für Vorbestellungen sollte deshalb festgehalten werden, welche Schritte Nutzer online ausführen, wann der Vertrag zustande kommt und welche Leistung der Betreiber erbringt. Die rechtliche Einordnung sollte sich auf den konkreten Ablauf stützen, nicht allein auf die Bezeichnung „App“ oder „Shop“.

Was gilt für Zahlungsterminals und Neuanschaffungen?

Inventar von Terminal-Hardware und -Software erstellen und bei neuen Geräten Konformitätsnachweise beim Lieferanten anfragen. Seit dem 28. Juni 2025 gelten die Anforderungen für die erfassten Produkte, die danach in Verkehr gebracht werden. Die Bundesfachstelle beschreibt für solche Produkte unter anderem die Bedeutung des Konformitätsbewertungsverfahrens, einer EU-Konformitätserklärung und der CE-Kennzeichnung, soweit die jeweiligen Anforderungen einschlägig sind. FAQ der Bundesfachstelle Barrierefreiheit

Für die Beschaffung heißt das zunächst: Gerät und Lieferumfang genau dokumentieren. Zum Inventar gehören Modell und Hersteller des Terminals, die eingesetzte Hardware und Software sowie die Zuordnung zum jeweiligen Automatenstandort. Bei einer Neuanschaffung sollte der Betreiber den Lieferanten schriftlich fragen, ob das konkrete Zahlungsterminal in den Anwendungsbereich fällt und welche Konformitätsunterlagen für das angebotene Produkt vorliegen. Eine allgemeine Aussage zur Produktfamilie ist weniger hilfreich als Unterlagen, die sich dem tatsächlich gelieferten Modell und seiner Ausführung zuordnen lassen.

Auch Austausch und technische Änderungen verdienen einen Eintrag in der Beschaffungsakte. Wird ein Terminal ersetzt, sollte festgehalten werden, wann die neue Einheit bereitgestellt wird und welche Unterlagen der Lieferant dazu übergibt. Die recherchierten Quellen enthalten keine geprüfte technische Checkliste für einzelne Zahlungsfunktionen und keine verifizierten Aussagen zur Konformität bestimmter Automatenmodelle. Solche Eigenschaften sollten deshalb nicht aus der Produktbeschreibung oder aus der bloßen Möglichkeit einer Funktion abgeleitet werden. Fehlen Nachweise, ist das zunächst eine offene Lieferantenfrage und kein Beleg dafür, dass ein Produkt die Anforderungen erfüllt oder verfehlt.

Eine klare Trennung der Verantwortlichkeiten hilft bei der Klärung: Der Betreiber kann vom Lieferanten Produktunterlagen anfordern, während die konkrete rechtliche Rolle des Betreibers für jedes Geschäft gesondert zu prüfen bleibt. Der gesetzliche Begriff des Wirtschaftsakteurs umfasst unter anderem Hersteller, Einführer, Händler und Dienstleistungserbringer. Welche Rolle ein Unternehmen bei einem konkreten Automaten- und Terminalsetup einnimmt, sollte die Dokumentation daher nicht pauschal für das gesamte Unternehmen festlegen. § 2 BFSG

Welche Regeln gelten für Bestandsgeräte und Kleinstunternehmen?

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Für die Übergangsregel des § 38 Absatz 2 BFSG müssen Dienstleistungserbringer den gesetzeskonformen Einsatz des Selbstbedienungsterminals zur Erbringung von Dienstleistungen bereits vor dem 28. Juni 2025 sowie die Ingebrauchnahme dokumentieren. Der weitere Einsatz ist nur für vergleichbare Dienstleistungen bis zum Ende der wirtschaftlichen Nutzungsdauer und höchstens 15 Jahre nach Ingebrauchnahme zulässig. Die Kleinstunternehmensausnahme betrifft Dienstleistungspflichten, nicht Produktpflichten für in Verkehr gebrachte Produkte. Die Übergangsregel ist keine pauschale Freistellung für jeden Automaten. § 38 Absatz 2 BFSG verlangt, dass das Selbstbedienungsterminal bereits vor dem 28. Juni 2025 von Dienstleistungserbringern zur Erbringung von Dienstleistungen gesetzeskonform eingesetzt wurde. Derselbe Übergangstatbestand erlaubt den weiteren Einsatz für vergleichbare Dienstleistungen nur bis zum Ende der wirtschaftlichen Nutzungsdauer, längstens 15 Jahre nach der Ingebrauchnahme. Neben dem Datum sind deshalb frühere Nutzung, Dienstleistungserbringer und Vergleichbarkeit der weiterhin erbrachten Dienstleistungen zu prüfen. § 38 BFSG FAQ der Bundesfachstelle Barrierefreiheit

Betreiber sollten für jedes betroffene Gerät Belege zur Inbetriebnahme und zum bisherigen Einsatz sammeln: etwa Beschaffungsunterlagen, Standort- und Anlagenverzeichnisse oder Wartungsdokumentation, sofern daraus die relevanten Daten hervorgehen. Die Recherche belegt keine bestimmte Form, in der diese Dokumentation geführt werden muss. Entscheidend für die interne Prüfung ist, dass Datum und rechtmäßiger Einsatz nachvollziehbar festgehalten sind. Bei einem Standortwechsel oder einem Austausch einzelner Komponenten sollte außerdem erfasst werden, welche Einheit weiterbetrieben wird und ob sich dadurch die zu prüfende Rechtslage ändert. Zweifelsfälle sollten rechtlich eingeordnet werden, bevor eine Übergangsregel als gesichert angenommen wird.

Für Kleinstunternehmen definiert § 2 BFSG die Schwelle als weniger als zehn Beschäftigte und entweder höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder höchstens 2 Millionen Euro Jahresbilanzsumme. Diese Definition allein beantwortet noch nicht, auf welche Pflichten sich eine Ausnahme erstreckt. Die Bundesfachstelle erläutert, dass Kleinstunternehmen von den Dienstleistungspflichten ausgenommen sind, wenn sie die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen. Die Ausnahme gilt nicht für Produktpflichten bei Produkten, die das Unternehmen in Verkehr bringt. § 2 BFSG · FAQ der Bundesfachstelle Barrierefreiheit

Damit sollte ein Betreiber die Größenkriterien nicht als allgemeine Befreiung vom BFSG behandeln. Er muss zunächst bestimmen, ob die konkrete Verpflichtung eine Dienstleistung oder ein Produkt betrifft und welche Rolle sein Unternehmen in Bezug auf dieses Produkt einnimmt. Die Aufnahme eines Automaten in den eigenen Bestand bedeutet nicht automatisch, dass der Betreiber ihn selbst in Verkehr bringt. Umgekehrt reicht die Einstufung als Kleinstunternehmen nicht aus, um mögliche Produktpflichten ohne weitere Prüfung auszuschließen.

Welche Prüfschritte sollte der Betreiber jetzt festhalten?

Zahlungssysteme, digitale Bestellwege und Gerätebestand getrennt erfassen und die konkrete Einordnung offener Fälle rechtlich prüfen lassen. Ein praxistaugliches Verzeichnis beginnt mit drei Listen. In der ersten stehen Zahlungsterminals mit Modell, Standort, Hardware- und Softwarebestandteilen sowie Lieferant. Die zweite erfasst Webshops und Apps, einschließlich der Frage, ob Verbraucher dort Waren aus Automaten bestellen oder vorbestellen können. In der dritten stehen die Automaten und sonstigen Selbstbedienungsterminals mit Inbetriebnahmedatum und Informationen zum Einsatz vor dem 28. Juni 2025.

Für neue Beschaffungen empfiehlt sich ein eigener Prüfpunkt im Einkaufsprozess: Vor Bestellung werden Lieferant und Fachabteilung um eine Einordnung des konkreten Zahlungsterminals und um die dazugehörigen Konformitätsunterlagen gebeten. Die Unterlagen sollten der gelieferten Ausführung zugeordnet werden. Ist die Antwort unvollständig, wird die offene Frage in der Beschaffungsakte festgehalten. So bleibt erkennbar, ob noch eine Rückmeldung des Lieferanten oder eine juristische Bewertung aussteht.

Bei digitalen Bestellwegen hilft eine Ablaufbeschreibung. Sie sollte festhalten, ob Nutzer nur Informationen abrufen oder über die Website beziehungsweise Anwendung eine Bestellung oder Vorbestellung auslösen, welche Vertragsstrecke folgt und wer die Leistung erbringt. Da die Einordnung vom konkreten Angebot abhängt, sollte diese Beschreibung der rechtlichen Prüfung zugrunde liegen. Die verfügbaren Quellen erlauben keine pauschale Entscheidung für jede Automaten-App.

Für Bestandsgeräte sollte der Betreiber je Einheit den gesetzeskonformen Einsatz zur Dienstleistungserbringung durch einen Dienstleistungserbringer vor dem 28. Juni 2025 sowie das Datum der Ingebrauchnahme belegen. Der weitere Einsatz muss vergleichbaren Dienstleistungen dienen. Für diese erfassten Selbstbedienungsterminals endet die Übergangsmöglichkeit mit der wirtschaftlichen Nutzungsdauer, spätestens 15 Jahre nach der Ingebrauchnahme. Offene Fragen können dann gezielt vorgelegt werden: Ist das Gerät ein vom Gesetz erfasstes Selbstbedienungsterminal? Greift die Übergangsregel für diesen konkreten Einsatz? Betrifft die Pflicht ein Produkt oder eine Dienstleistung? Und welche Rolle hat das Unternehmen dabei? Eine solche Liste verhindert, dass die Ausnahme für einen Bereich ungeprüft auf andere Bestandteile des Verkaufsmodells übertragen wird.

Fazit

Seit dem 28. Juni 2025 müssen Betreiber von Verkaufsautomaten ihre Pflichten anhand der erfassten Produkte und Dienstleistungen prüfen. Für Verkaufsautomaten als Gesamtgerät lässt sich aus den vorliegenden Quellen keine pauschale Aussage ableiten. Zahlungsterminals nennt das Gesetz ausdrücklich; Webshops und Apps sind anhand ihrer Funktion und Bestell- beziehungsweise Vertragsstrecke zu beurteilen. Deshalb sollte der Betreiber die einzelnen Bestandteile des Verkaufsmodells getrennt erfassen und die offenen Einordnungen konkret klären.

Für die Umsetzung reichen drei Arbeitspakete: Terminalbestand samt Hardware und Software dokumentieren, bei Neuanschaffungen Nachweise für das konkrete Produkt anfordern und digitale Bestellwege auf ihre Vertragsfunktion prüfen. Bei Bestandsgeräten setzt § 38 Absatz 2 BFSG voraus, dass Dienstleistungserbringer das erfasste Selbstbedienungsterminal schon vor dem 28. Juni 2025 gesetzeskonform zur Erbringung von Dienstleistungen eingesetzt haben. Der weitere Einsatz ist nur für vergleichbare Dienstleistungen und nur bis zum Ende der wirtschaftlichen Nutzungsdauer, höchstens 15 Jahre nach Ingebrauchnahme, zulässig.

Auch kleine Betreiber sollten die Reichweite der Kleinstunternehmensausnahme genau abgrenzen. Sie betrifft bestimmte Dienstleistungspflichten, nicht automatisch Produktpflichten für Produkte, die das Unternehmen in Verkehr bringt. Wo Gerätetyp, Rolle oder Vertragsablauf unklar bleiben, ist eine rechtliche Einzelfallprüfung der nächste belastbare Schritt.