Case Study: 12 Automaten in einem Mittelständler — so rechnet sich Eigenbetrieb

Ein produzierendes Unternehmen mit 280 Mitarbeitenden (Name auf Wunsch anonym) stellte 2023 von einer externen Operator-Lösung auf Eigenbetrieb um — und betreibt seitdem zwölf Automaten selbst: sieben Kaffeevollautomaten, drei Kombis und zwei Frischwaren-Geräte. Nach drei Jahren Betrieb ziehen wir Bilanz.

Die Ausgangslage: Warum Operator-Kündigung?

Der bisherige Operator lieferte unzuverlässig (mehrfach leere Geräte über 48 Stunden), das Sortiment passte nicht zur Belegschaft und Reklamationsbearbeitung dauerte zu lang. Entscheidung: selbst machen. Budget: 45.000 EUR für Neugeräte, ein halber Mitarbeitender für Befüllung und Grundwartung.

Jahr 1: Die Lernkurve

Das erste Jahr war schwerer als erwartet — nicht wegen der Technik, sondern wegen der Route-Logistik: welche Maschine wann befüllen, wie Bestände planen, welche Produkte sich wirklich verkaufen. Das erste Planogramm musste nach drei Monaten komplett überarbeitet werden.

Was sich bewährt hat

• VMS-Software: Ohne Telemetrie und Füllstandsmonitoring wäre die Route-Planung mit 12 Geräten nicht beherrschbar. Investition 80 EUR/Monat — klar rentabel.
• Cashless-Umstellung: von 20 % auf 78 % Cashless-Anteil. Umsatz je Gerät stieg um 19 % — die stärkste Einzelmaßnahme in drei Jahren.
• Wartungsvertrag für Kaffeevollautomaten: Eigenreinigung täglich, Quartalswartung durch Fachtechniker. Ausfälle: zweimal in drei Jahren, beide Male innerhalb von 24 h repariert.

Was sie bereuen

Die zwei Frischwaren-Geräte waren ein Fehler — nicht wegen der Technik, sondern weil tägliche Befüllung mit frischen Produkten einen anderen Logistikaufwand bedeutet. Ohne eigene Kücheninfrastruktur war die Marge zu klein für den Aufwand. Empfehlung: Frischautomat nur mit gesicherter Eigenproduktion oder einem spezialisierten Lieferanten.